Quante volte ci siamo sentiti sopraffatti dalle attività lavorative da eseguire? Quante volte ci siamo fatti prendere dall’ansia del tempo, sempre poco a disposizione per portare a termine le scadenze? Quante volte ci siamo sentiti in perenne ritardo rispetto alla tabella di marcia?

Sono situazioni comuni, tuttavia: se la chiave per una produttività straordinaria non fosse nel prolungare le ore di lavoro, ma nell’ottimizzare il tempo investito?

Un approccio che sfida il tradizionale concetto di ‘più è meglio’ e che piuttosto invita a riflettere su come rendere ogni momento lavorativo più significativo.

Come possiamo sfruttare il principio 80/20 per migliorare la produttività

Il Principio di Pareto è noto anche come Principio 80/20, e soprattutto negli ultimi anni è diventato un vero e proprio faro per chi vuole aumentare la produttività.

Questo principio afferma che circa l’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. 

Mi spiego meglio. 

Il principio 80/20 suggerisce una distribuzione non uniforme degli effetti rispetto alle cause. Nella sua forma più generale, indica che circa l’80% dei risultati deriva da circa il 20% delle azioni.

Immagina quindi di avere un insieme di elementi o attività. Il principio 80/20 suggerisce che, in molti contesti, la maggior parte degli effetti o risultati che osserviamo proviene da una minoranza di cause o elementi specifici.

Qualche esempio:

• In un’azienda l’80% dei profitti potrebbe derivare dal 20% dei clienti. In termini di produttività, il 20% delle attività potrebbe contribuire all’80% dei risultati;
• Nelle vendite potrebbe verificarsi che l’80% del fatturato sia generato dal 20% dei prodotti o servizi offerti;
• Nel contesto del tempo, potresti scoprire che l’80% della tua produttività giornaliera deriva da circa il 20% delle attività che hai svolto.

Trovo questo principio è davvero utile per guidare la priorizzazione e l’ottimizzazione delle risorse a disposizione.

Se possiamo identificare e concentrarci sui fattori chiave che generano la maggior parte degli effetti desiderati, possiamo massimizzare l’efficienza e ottenere risultati significativi con meno sforzo complessivo.

La mia esperienza

Da tempo ho notato che la produttività lavorativa è inversamente proporzionale al tempo a mia disposizione, perché quando ho parecchio tempo a disposizione, tendo a “sprecarlo”. Mi perdo nei dettagli, allungo i processi, dilatato i tempi. Una call che può essere di mezz’ora, viene fissata in agenda di 45 minuti; la redazione di una mail, passa da 5 minuti a 10; un primo colloquio di lavoro dura un’ora anziché 30 minuti; anziché inviare un messaggio vocale quando il contesto lo permette, utilizzo uso la tastiera, e così via..

E la cosa più “pericolosa” è che queste azioni sono del tutto inconsce.

Dall’altro lato, quando mi trovo a dover comprimere le tempistiche (e ottenere gli stessi risultati), questo avviene senza alcun problema. Il tempo scarseggia, allora ottimizzo mettendo in campo il Principio di Pareto!

L’applicazione del principio di pareto a diversi contesti

Questo concetto può essere applicato in svariati contesti, soprattutto se guardiamo alla vita professionale. Dalle attività più semplici, alle gestioni più complesse, il segreto è cercare di interiorizzarlo e applicarlo come stile di vita.

Ecco alcune applicazioni pratiche che ho sperimentato nell’ultimo periodo:

1. Prioritizzazione delle attività: spesso, il 20% delle attività svolte porta all’80% dei risultati. Identificando e focalizzando gli sforzi sulle attività più significative per massimizzare l’efficienza e la produttività;
2. Gestione del tempo: identificando le attività che portano ai risultati più significativi da raggiungere, dedico la maggior parte del tempo ad esse. E di conseguenza.. il punto 3 (importantissimo!);
3. Taglio delle attività superflue: la cosa più difficile, lo confesso, ma il “lasciar andare” spesso si tramuta in più focalizzazione sulle attività davvero importanti;
4. Risoluzione dei problemi: analizzando bene il contesto, ci si accorge che spesso pochi aspetti causano la maggior parte delle difficoltà. Concentrandosi sulla risoluzione dei problemi principali si ottengono miglioramenti significativi anche nelle aree correlate;
5. Team di lavoro: In un team, il contributo di alcuni membri può essere significativamente superiore. Riconoscere e valorizzare le competenze e il lavoro di quei membri chiave si massimizza di conseguenza l’efficacia complessiva del team;

Lavorando su questi aspetti e migliorando costantemente, ho notato un enorme potenziamento dei risultati.

Creare più spazio attorno a noi, eliminando attività superflue e ottimizzando il tempo dedicato alle operazioni fondamentali, offre un ampio margine per dedicarsi alla parte strategica.

Questo passo è essenziale per liberarsi dalla frenetica routine e trasformare il proprio lavoro in un potente motore di crescita.